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日期:2017-12-08 【字号:

《厦门市城乡建设档案管理办法》(以下简称《办法》)是2017年市政府立法计划确定的正式规章项目。6月底,起草单位市建设局将委托厦门大学法学院起草的《办法》草案送审稿报送审查后,我局即按照相关立法程序,抓紧开展审查工作。在广泛征求了相关部门、建设单位、档案服务机构以及社会各界的意见和建议的基础上,会同起草单位对《办法》草案送审稿进行了认真研究和反复修改,吸纳了大部分的意见和建议,形成了《办法(草案)》。1113日,市人民政府第23次常务会议研究通过了《办法(草案)》。1121日,庄稼汉市长签署厦门市人民政府令第171号,正式公布了《办法》。《办法》自201811日起施行。现将相关公开征求意见和采纳情况说明如下:

一、公开征求意见情况

我局在立法审查过程中,主要采取以下方式公开征求意见:一是书面征求了市人大、政协相关专委会,各区政府,市政府有关部门以及部分建设单位等45家单位的意见;二是组织召开了主要部门征求意见会和行政相对人座谈会,集中听取了各区政府,规划、国土房产、交通运输、水利、市政园林、港口、档案等有关部门,以及部分建设单位、档案服务机构的意见和建议;三是实地了解我市城市建设档案馆现状,逐一听取了涉及专业工程档案的市交通运输局、水利局、港口局等专业部门,以及市档案局的意见和建议;四是通过市政府网站和“法规规章草案意见征集系统”公开向社会征求意见,广泛听取民意。经广泛征求意见,共收到各类意见和建议共60余条。在综合各方面意见和建议的基础上,我局会同起草单位对《办法》草案送审稿进行了认真研究和反复修改,吸纳了大部分的意见和建议,相关部门就《办法》主要内容基本达成一致,形成了《办法(草案)》。1031日,市政府分管领导组织召开了《办法(草案)》专题协调会,相关部门对《办法(草案)》进一步形成共识。1113,市人民政府召开第23次常务会议,原则通过了《办法(草案)》。根据市政府常务会议意见,我局再次会同起草单位就《办法(草案)》作了相应修改,并报送市政府。1121日,庄稼汉市长签署厦门市人民政府令第171号,正式公布了《办法》。《办法》自201811日起施行。

二、相关意见采纳和修改情况

从书面征求意见、召开部门征求意见会和行政相对人座谈会,以及向社会公开征求意见的情况看,相关各方对《办法(草案)》的意见和建议主要集中在以下几个方面:

(一)关于城乡建设档案管理体制

部门征求意见过程中,各区政府对市、区城乡建设档案管理机构的设置提出了不同意见:思明区政府建议明确厦门岛内思明区、湖里区的城乡建设档案由市城市建设档案馆统一管理;海沧区政府建议明确规定区城市建设档案馆的职责;同安区政府认为,《办法》规定市城乡建设档案管理机构在各区设立分支机构,人员是重新配备还是原有人员调配,需要进一步明确。经研究认为,目前我市各区城乡建设档案管理机构的设置存在较大差异,且短期内机构调整的时机尚不成熟。因此,《办法》在吸纳上述意见的基础上,规定市城乡建设档案管理机构负责城乡建设档案的日常工作,依法设立的区城乡建设档案管理机构负责本辖区内城乡建设档案的日常工作。上述制度设计,一方面,尊重城乡建设档案管理机构设置的现状;另一方面,为以后城乡建设档案管理机构改革预留了空间。

此外,关于市城乡建设档案管理机构的具体职责,市档案局建议将“参与建设工程的档案预验收”修改为“参与市重点建设工程档案的专项验收”;有建设单位建议在具体职责中增加对城乡建设档案相关制度进行宣传和培训的内容。为此,经研究,《办法》采纳了上述意见,将相应条款修改为“按照规定对城乡建设档案进行验收,配合参与市档案主管部门组织的市级以上重点工程档案验收”,同时增加了有关“组织开展城乡建设档案相关法律、法规、规章的宣传和培训”职责的规定。

(二)关于专业工程档案

征求意见过程中,交通运输、港口、水利等专业部门和一些建设单位对交通、港口、水利等专业工程档案是否纳入城乡建设档案管理机构统一管理,提出了不同意见:市交通运输局、厦门港口局建议交通、港口专业工程档案由城乡建设档案管理机构统一验收和保管,其理由是交通运输、港口部门缺乏档案管理的专业人才和专门库房,且在以往的工作实践中,除重点建设工程档案以外,交通运输、港口部门对相关专业工程档案也没有进行过验收;市水利局认为,国家对水利工程档案有专门的验收和管理规范,且目前市水利局对水利工程档案的管理制度较为成熟,建议仍由水利部门进行水利工程档案验收,验收合格后可交由城乡建设档案管理机构统一保管;一些建设单位认为,目前我市交通、港口专业工程档案中的非重点建设工程档案处于真空地带,建议明确档案验收部门和接收部门。经研究认为,广义上的城乡建设档案既包括房建及市政基础设施档案,也包括交通、水利、港口等专业工程档案,目前我市城乡建设档案管理“条块分割”的现状,不利于城乡建设档案的统一保管和利用,故有必要将交通、港口、水利等专业工程档案纳入城乡建设档案的接收范围。同时,考虑到国家层面对交通、港口、水利等专业工程档案已有相应规范,而交通运输、港口、水利等专业部门有关城乡建设档案管理的现状和立法需求又不尽相同,因此,《办法》在吸纳上述相关意见的基础上,兼顾我市实际并为今后的制度完善预留了空间,作出如下规定:一是明确城乡建设档案包括交通、港口基础设施工程档案,以及水利工程档案;二是规定交通、港口、水利等专业工程的档案验收按照国家有关规定执行,相关专业部门可以委托城乡建设档案管理机构进行专业工程档案验收;三是要求建设工程档案由城乡建设档案管理机构实行统一保管。

(三)关于建设工程档案收集和整理

部门征求意见过程中,市行政服务中心管委会认为,有关委托第三方整理、加工、制作建设工程档案应当选择具备国家秘密载体复制资质的档案服务机构的规定,不利于激发市场活力,建议放宽行业准入标准,明确对于涉密的档案才需选择具备国家秘密载体复制资质的档案社会服务机构;市保密局认为,保密法律法规对涉密档案整理已有规定,建议建设单位自行整理,不能委托中介服务机构整理。经研究,《办法》采纳了市保密局的意见,删除了有关委托第三方整理涉密档案的相关规定。

此外,市行政服务中心管委会认为,对于加盖相关印章且经确认效力的复印件,其效力等同于原件,因此建议删除“档案应当为原件”的规定。经研究,《办法》采纳了市行政服务中心管委会的意见,删除了相应内容,仅原则性规定“建设单位应当组织勘察、设计、施工、监理等单位按照国家、省、市相关标准和规范收集、整理建设工程档案”。

(四)关于建设工程档案验收

部门征求意见过程中,市档案局建议增加一款“属于重点建设工程的,建设单位需要在项目竣工验收前向同级档案行政管理部门提请重点建设工程档案专项验收”。经研究认为,国家层面已出台《重大建设项目档案验收办法》(档发〔20062号)等规定,对重点建设项目档案验收进行相应规范。因此,《办法》采纳了市档案局的意见,规定重点建设工程档案的验收,按照国家有关重点建设工程档案验收的规定执行。

此外,海沧区政府建议删除“对查验合格的档案资料予以接收,并出具建设工程档案认可文件”中的“予以接收,并”。经研究,《办法》采纳了海沧区政府的意见,按照《城市建设档案管理规定》(建设部令第90号)第八条的规定,将相应规定修改为“对符合条件的档案资料,由城乡建设档案管理机构出具书面意见”。

(五)关于建设工程档案报送

征求行政相对人意见的过程中,一些建设单位和档案服务机构认为,要求建设单位在竣工验收后3个月内报送建设工程档案资料,时间过短,因为有些档案资料因客观原因,可能无法提供,建议延长报送时限,或者实行容缺受理。为此,经研究认为,《城市建设档案管理规定》(建设部令第90号)第六条确定的报送时限为“工程竣工验收后三个月内”,为避免实践操作中出现冲突,《办法》规定3个月期限为宜。同时,为贯彻国家有关“放管服”改革的精神,方便行政相对人,《办法》采纳了建设单位和档案服务机构的意见,推行建设工程档案验收承诺制,即市城乡建设档案管理机构或者交通运输、港口、水利等部门可以根据需要编制建设工程档案验收承诺事项清单,建设单位对清单所列事项作出书面承诺后,城乡建设档案管理机构或者交通运输、港口、水利等部门应当直接出具建设工程档案书面意见。

(六)关于业务管理和业务技术档案

部门征求意见过程中,市水利局建议明确移交业务管理和业务技术档案的具体范围。经研究,考虑到不同行政管理部门会形成不同的业务管理和业务技术档案,《办法》难以一一列举,因此,《办法》原则上采纳了市水利局的意见,规定市城乡建设档案管理机构应当编制业务管理和业务技术档案移交目录,向社会公布并实施动态调整。

(七)关于信息共享

部门征求意见过程中,海沧区政府建议增加“市城建档案馆应与各区档案馆(室)共享城建档案信息资源”的规定。经研究认为,信息共享提高了城乡建设档案管理和利用的效率,充分体现了便民原则,因此,《办法》采纳了海沧区政府的意见,规定市城乡建设档案管理机构应当利用信息管理平台,促进城乡建设档案信息资源的整合和共享;区城乡建设档案管理机构保管的电子档案应当上传至市城乡建设档案管理机构信息管理平台。

(八)关于利用城乡建设档案

征求行政相对人意见的过程中,有档案服务机构认为,免费利用会导致某些单位和个人提出不合理的查阅、复制要求,建议将城乡建设档案免费利用修改为适当免费。经研究,《办法》采纳了上述意见,规定城乡建设档案管理机构应当无偿向社会公众提供必要的查阅、复制等服务。

(九)关于法律责任

征求行政相对人意见的过程中,有建设单位认为,实践中存在城乡建设档案不真实、不准确的情形,会影响施工进度,造成较大损失,建议明确相应民事责任的承担主体。经研究认为,民事基本制度属于《立法法》确定的法律保留事项,地方立法不宜对民事基本制度作出安排,因此,《办法》原则上采纳了上述意见,规定报送档案不真实、不完整、不准确,造成损失的,依法承担赔偿责任。

此外,根据相关意见和建议,我局还就《办法》在立法技术和文字表述方面作了相应修改和完善。

 

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